DERS: 8
Girdi kontrolleri; hataların ve hilelerin
kaynaklanabileceği en duyarlı nokta, girdi noktasıdır. Şu şekilde
sınıflandırılabilir;
- Kaynak
belge kontrolleri
- Veri
kodlama kontrolleri
- Yığın
işlem kontrolleri
- Girdi
geçerlilik kontrolleri
- Genelleştirilmiş
veri girdi kontrolleri
Kaynak
belge kontrolleri; kaynak belgeler, işlemlerin
başlangıç noktasını oluşturmaktadır. Kaynak belgeler üzerinde kontrol
oluşturmak amacıyla kaynak belgeler sırasal olarak önceden
numaralandırılmalıdır. Kaynak belgelerin kullanıcılara dağıtımı ve kullanılması,
belirli bir sıraya tabi tutulmalıdır. Bu belgelerin sayısı belirlenmiş olmalı
ve erişimi yetkili personelle sınırlandırılmalıdır. Ayrıca belgelerin girişinde
onay zorunlu olmalıdır.
Veri
kodlama kontrolleri;
Muhasebede yürütülen uygulamaların birçoğu, bir tanıtım kodunu(numarasını)
gerektirmektedir. Bu tür girişlerde
yanlışlıkla farklı bir kod vererek yanlış hesaplara veya alanlara girişi yani
kodlama hatalarını önlemek için çok etkin bir yöntem olan sağlama sayısı (check digit) kullanılır.
Yaygın olarak kullanılan ve çok çeşitli hesaplamaları olan (modulusler) sağlama
sayısını açıklamak için modulus 11'in bir
versiyonu aşağıda verilmiştir.
Örneğin; hesap kodu 4100173 olan bir müşteri
kodunun sağlama sayısı şu şekilde hesaplanacaktır:
1.
Söz konusu kod, son haneden başlayarak 3,2,1,3,2,1,... sayılarıyla (dizisiyle) çarpılarak çarpımların toplamları alınır.
4 1 0 0 1 7 3
x x x x x x x
3 1 2 3 1 2 3
------------------------
12+1+0+0+1+14+9= 37
2.
Elde edilen sayı "11" e bölünür.
37/11=
3 burada kalan 4'tür.
3.
Bölme işlemindeki bölenden kalan çıkarılır.
11-
4 = 7
4.
Elde edilen 7 sayısı, müşteri hesap koduna ilave edilecek sağlama sayısıdır.
5.
Sağlama sayısı yerine konarak işlem tekrarlandığında kalan vermemeli yani tam
sayı çıkmalıdır.
4 1 0 0 1 7 3 7
x x x x x x x x
3 1 2 3 1 2 3 1
------------------------------
12+1+0+0+1+14+9+7= 44
Yığın
işlem kontrolleri; Muhasebe
verilerinin bilgisayar kullanılan işletmelerde çoğunlukla yığın işleme dayalı
olarak yapıldığını görmekteyiz. Yöntemde daha baştan, işlenecek veri yığınına
bir kontrol toplamı yerleştirilir.Örneğin veri yığınının parasal toplamı (faturaların
parasal toplamı gibi), bilgisayara girilmeden alınarak bilgisayara girildikten
sonra ortaya çıkan parasal toplamla karşılaştırılır ve bunların eşit olması
beklenir. Ayrıca basit olarak, işlenecek belge veya kayıt sayısı önceden
saptanarak, işlendikten sonra bilgisayardan işlenen belge sayısı alınarak
karşılaştırılabilir.
Şurası
bir gerçektir ki yığınlar ne denli küçük tutulursa o kadar çok iş gerekecektir.
Çünkü her yığın için yığına eşlik eden ve yığını tanıtan bir iletim föyünün
düzenlenmesi gerekmektedir.
İletim föyü,
yığın kontrolde çok işlevsel bir araçtır. Bu föy, şu ögeleri taşımalıdır:
- Bir
yığın numarası,
- Yığın
tarihi,
- İşlem
kodu (satış veya nakit işlemi işlemin tipini belirten),
- Yığındaki
kayıt sayısı (kayıt sayısı),
- Parasal
tutarların toplamı (yığın kontrol toplamı),
- Parasal
olmayan nitelikteki sayıların toplamı (anlam taşımayan toplamlar)
Girdi
geçerlilik kontrolleri; işlem
verisini işlenmeden önce kontrol ederek hataları ortaya çıkaran program
kontrollerinden oluşmaktadır. Bu kontroller, girdi verisinin birtakım sabit
geçerlilik ölçülerine göre doğrulanmasını ve verinin doğruluğundan emin olmayı
sağlar.
Bu
kontrollere şu örnekler verilebilir;
Kodun geçerliliği:bilgisayara girişte kodlar,
bilgisayara tanımlanarak sadece belirli kodların bilgisayarca okunmasına olanak
sağlanır.
Karakterlerin
geçerliliği: Yalnızca
bazı karakterler bilginin veri alanı için kabul edilmiştir ve bu alan, yanlış
karakterler içermiyorsa bilgisayarca kabul edilir.
Alan boyutunun
geçerliliği: Kod
boyutu, önceden bilgisayara tanımlanarak girişler sınırlandırılabilir.
Sıra kontrolü: Girişlerde azalan veya artan bir
sıra gözetilmesi gerekiyorsa bilgisayara bu durum tanımlanarak girişin sadece
bu şekilde yapılması sağlanır.
Uygulamalara
ilişkin kontroller:
işletme uygulamalarına ilişkin olarak çeşitli kontroller oluşturmak
olanaklıdır. Bunlara şu örnekler verilebilir;
- Bir müşterinin sipariş tutarı, önceki
siparişlerin ortalaması ile karşılaştırılabilir.
-
Ekonomik sipariş miktarını iki kat geçen bir ham madde alımı,doğal olarak kabul
edilmeyebilir.
- Belirli bir kalem malın alış fiyatı ile
satış fiyatı karşılaştırılabilir.
- Satış fiyatı, alış fiyatından küçükse
girdi verisinde bir hata olduğu düşünülebilir.
- Ücret bordrolarında ödenen en az ve en çok
ücret belirlidir. Eğer buna uymayan ücret girişler varsa program bu işlemleri
kabul etmez.
Genelleştirilmiş
veri girdi kontrolleri (GVGS); bu
teknik, işletmenin tüm işlemlerinin işlenmesinde girdi verisini yöneten merkezi
yordamları içerir. GVGS yaklaşımının üç üstünlüğü vardır:
- Birincisi, tüm veri girişlerinin ortak bir
sistem tarafından yerine getirilmesinden yararlanarak kontrol olanağı sağlanır.
- İkincisi, her bir muhasebe bilgi sistemi
uygulamasında veri geçerliliği için standart oluşturularak kontrol sağlanır.
- Üçüncüsü ise sistem geliştirme
etkinliğinin bu şekilde artırılmasıdır.