Uygulama Kontrolleri

DERS: 8

Girdi kontrolleri; hataların ve hilelerin kaynaklanabileceği en duyarlı nokta, girdi noktasıdır. Şu şekilde sınıflandırılabilir;

• Kaynak belge kontrolleri
• Veri kodlama kontrolleri
• Yığın işlem kontrolleri
• Girdi geçerlilik kontrolleri
• Genelleştirilmiş veri girdi kontrolleri 

Kaynak belge kontrolleri; kaynak belgeler, işlemlerin başlangıç noktasını oluşturmaktadır. Kaynak belgeler üzerinde kontrol oluşturmak amacıyla kaynak belgeler sırasal olarak önceden numaralandırılmalıdır. Kaynak belgelerin kullanıcılara dağıtımı ve kullanılması, belirli bir sıraya tabi tutulmalıdır. Bu belgelerin sayısı belirlenmiş olmalı ve erişimi yetkili personelle sınırlandırılmalıdır. Ayrıca belgelerin girişinde onay zorunlu olmalıdır.

Veri kodlama kontrolleri; Muhasebede yürütülen uygulamaların birçoğu, bir tanıtım kodunu(numarasını) gerektirmektedir. Bu tür girişlerde yanlışlıkla farklı bir kod vererek yanlış hesaplara veya alanlara girişi yani kodlama hatalarını önlemek için çok etkin bir yöntem olan sağlama sayısı (check digit) kullanılır. Yaygın olarak kullanılan ve çok çeşitli hesaplamaları olan (modulusler) sağlama sayısını açıklamak için modulus 11'in bir versiyonu aşağıda verilmiştir.

 Örneğin; hesap kodu 4100173 olan bir müşteri kodunun sağlama sayısı şu şekilde hesaplanacaktır:

1. Söz konusu kod, son haneden başlayarak 3,2,1,3,2,1,... sayılarıyla (dizisiyle)  çarpılarak çarpımların toplamları alınır.

4 1 0 0 1 7 3

x x x x x x x

3 1 2 3 1 2 3

------------------------

12+1+0+0+1+14+9= 37

2. Elde edilen sayı "11" e bölünür.

37/11= 3 burada kalan 4'tür.

3. Bölme işlemindeki bölenden kalan çıkarılır.

11- 4 = 7

4. Elde edilen 7 sayısı, müşteri hesap koduna ilave edilecek sağlama sayısıdır.

5. Sağlama sayısı yerine konarak işlem tekrarlandığında kalan vermemeli yani tam sayı çıkmalıdır.

4 1 0 0 1 7 3 7

x x x x x x x x

3 1 2 3 1 2 3 1

------------------------------

12+1+0+0+1+14+9+7= 44

Yığın işlem kontrolleri; Muhasebe verilerinin bilgisayar kullanılan işletmelerde çoğunlukla yığın işleme dayalı olarak yapıldığını görmekteyiz. Yöntemde daha baştan, işlenecek veri yığınına bir kontrol toplamı yerleştirilir.Örneğin veri yığınının parasal toplamı (faturaların parasal toplamı gibi), bilgisayara girilmeden alınarak bilgisayara girildikten sonra ortaya çıkan parasal toplamla karşılaştırılır ve bunların eşit olması beklenir. Ayrıca basit olarak, işlenecek belge veya kayıt sayısı önceden saptanarak, işlendikten sonra bilgisayardan işlenen belge sayısı alınarak karşılaştırılabilir.

Şurası bir gerçektir ki yığınlar ne denli küçük tutulursa o kadar çok iş gerekecektir. Çünkü her yığın için yığına eşlik eden ve yığını tanıtan bir iletim föyünün düzenlenmesi gerekmektedir. 

İletim föyü, yığın kontrolde çok işlevsel bir araçtır. Bu föy, şu ögeleri taşımalıdır:

• Bir yığın numarası,
• Yığın tarihi,
• İşlem kodu (satış veya nakit işlemi işlemin tipini belirten),
• Yığındaki kayıt sayısı (kayıt sayısı),
• Parasal tutarların toplamı (yığın kontrol toplamı),
• Parasal olmayan nitelikteki sayıların toplamı (anlam taşımayan toplamlar)

Girdi geçerlilik kontrolleri; işlem verisini işlenmeden önce kontrol ederek hataları ortaya çıkaran program kontrollerinden oluşmaktadır. Bu kontroller, girdi verisinin birtakım sabit geçerlilik ölçülerine göre doğrulanmasını ve verinin doğruluğundan emin olmayı sağlar.

Bu kontrollere şu örnekler verilebilir;

Kodun geçerliliği:bilgisayara girişte kodlar, bilgisayara tanımlanarak sadece belirli kodların bilgisayarca okunmasına olanak sağlanır.

Karakterlerin geçerliliği: Yalnızca bazı karakterler bilginin veri alanı için kabul edilmiştir ve bu alan, yanlış karakterler içermiyorsa bilgisayarca kabul edilir.

Alan boyutunun geçerliliği: Kod boyutu, önceden bilgisayara tanımlanarak girişler sınırlandırılabilir.

Sıra kontrolü: Girişlerde azalan veya artan bir sıra gözetilmesi gerekiyorsa bilgisayara bu durum tanımlanarak girişin sadece bu şekilde yapılması sağlanır.

Uygulamalara ilişkin kontroller: işletme uygulamalarına ilişkin olarak çeşitli kontroller oluşturmak olanaklıdır. Bunlara şu örnekler verilebilir;

   - Bir müşterinin sipariş tutarı, önceki siparişlerin ortalaması ile karşılaştırılabilir.

   - Ekonomik sipariş miktarını iki kat geçen bir ham madde alımı,doğal olarak kabul edilmeyebilir.

   - Belirli bir kalem malın alış fiyatı ile satış fiyatı karşılaştırılabilir.

   - Satış fiyatı, alış fiyatından küçükse girdi verisinde bir hata olduğu düşünülebilir.

   - Ücret bordrolarında ödenen en az ve en çok ücret belirlidir. Eğer buna uymayan ücret girişler varsa program bu işlemleri kabul etmez.

Genelleştirilmiş veri girdi kontrolleri (GVGS); bu teknik, işletmenin tüm işlemlerinin işlenmesinde girdi verisini yöneten merkezi yordamları içerir. GVGS yaklaşımının üç üstünlüğü vardır:

   - Birincisi, tüm veri girişlerinin ortak bir sistem tarafından yerine getirilmesinden yararlanarak kontrol olanağı sağlanır.

   - İkincisi, her bir muhasebe bilgi sistemi uygulamasında veri geçerliliği için standart oluşturularak kontrol sağlanır.

   - Üçüncüsü ise sistem geliştirme etkinliğinin bu şekilde artırılmasıdır.